โปรแกรมประมวลคำ
ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็นซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า คล้ายเครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษ แต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระ จะเข้าไปเก็บอยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่าง เมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้ว สามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการ เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ จะมีคุณภาพดีไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง
a นอกจากนี้ยังสามารถเก็บบันทึกเอกสารนั้นเป็นแฟ้มในสื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึกเพื่อให้พกพาติดตัวไปใช้กับเครื่องอื่น แฟ้มเอกสารที่เก็บไว้แล้วนี้สามารถเรียกมาแสดงผลบนจอภาพเพื่อทำการดัดแปลงใหม่ได้อีกด้วย
a ลักษณะใช้งานซอฟต์แวร์ประมวลคำจะเป็นการเตรียมเอกสารที่มองเห็นงานพิมพ์ไปปรากฎที่จอภาพ ถ้าพิมพ์ผิดและต้องการแก้ไขเพิ่มหรือตัดทอนที่ตำแหน่งใด จะต้องเคลื่อนย้ายตัวชี้หรือตัวกระพริบบนจอภาพไปยังตำแหน่งนั้น เพื่อทำการแก้ไข เนื่องจากสามารถแทรก หรือลบอักษรหรือข้อความได้ตลอด และโปรแกรมจะคงรูปให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงทำให้ไม่เสียเวลาและสิ้นเปลืองเหมือนการพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดซึ่งถ้ามีข้อผิดพลาดจะต้องพิมพ์ใหม่
ตัวอย่างการใช้ซอฟต์แวร์ประมวลคำ Microsoft Word
aaaaa1) สามารถควบคุมสั่งจัดวางรูปแบบเอกสารได้ใหม่ตามต้องการ โดยจะพิมพ์ผลลัพธ์ออกมาตามรูปแบบที่กำหนด เช่น การกำหนดจำนวนตัวอักษรในแต่ละบรรทัด การกำหนดตำแหน่งเริ่มต้นว่าจะชิดขอบซ้ายและตำแหน่งจบบรรทัดให้ชิดขอบขวาที่ตำแหน่งใด เป็นต้น
aaaaa2) ช่วยควบคุมให้แก้ไขดัดแปลงข้อความเป็นกลุ่ม คือ สามารถสั่งทำการลบ เคลื่อนย้าย หรือสำเนาข้อความเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า จากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งอื่นของเอกสารได้ง่าย
aaaaa3) สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความที่อาจเป็นตัวเข้ม ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ที่ตำแหน่งต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์จะได้แบบของตัวอักษรที่สวยงามตามต้องการ
aaaaa4) เอกสารที่จัดเตรียมไว้สามารถทำการจัดเก็บลงในเผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และสามารถเรียกแฟ้มนั้นออกจากแผ่นบันทึกกลับมาลงหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อทำการแก้ไขข้อความบนจอภาพได้ทันที
aaaaa5) มีคำสั่งในการเรียกค้นคำหรือข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการเรียกค้นแล้ว ยังสามารถให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่างอัตโนมัติ เช่น การเปลี่ยนข้อความจาก "คอมพิวเตอร์" เป็น "ไมโครคอมพิวเตอร์" ในทุก ๆ แห่งที่พบในเอกสารนั้นเป็นต้น
aaaaa6) มีคุณสมบัติให้สามารถทำการเชื่อมแฟ้มข้อความที่อาจเป็นจดหมายกับแฟ้มข้อมูลที่เป็นชื่อหรือที่อยู่บริษัท เพื่อทำการพิมพ์เอกสารเอกสารลักษณะแบบเดียวกันหลาย ๆ ชุด พร้อม ๆ กัน เช่น การส่งจดหมายเชิญประชุมถึงผู้จัดการบริษัทต่างๆ จำนวนมาก โดยเนื้อหาของข้อความในจดหมายทุกฉบับเหมือนกัน ต่างกันที่ชื่อบริษัท ซอฟต์แวร์ประมวลคำจะพิมพ์จดหมายให้เองครบทุกฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทเท่านั้น
a ลักษณะพิเศษที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นเกณฑ์มาตรฐานทั่วไปของซอฟต์แวร์ประมวลคำ ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ได้มีการพัฒนาให้ทำงานได้มากขึ้น ใช้งานได้สะดวกขึ้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำยุคใหม่ก็ได้มีการพัฒนาเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมาก คุณลักษณะที่เพิ่มขึ้นได้แก่
a - การช่วยงานด้านการตรวจสอบตัวสะกด โดยการเปรียบเทียบข้อมูลกับพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้ม ถ้ามีการสะกดผิดก็จะมีคำที่คาดว่าถูกต้องแสดงให้เลือกพิจารณาเข้ามาแทนที่
a - การแสดงความหมายของคำต่าง ๆ ที่มีเก็บในพจนานุกรมเรียบร้อยแล้ว และการเลือกคำพ้องความหมายแทนที่คำเดิม
a - การสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้ง่ายและสะดวก
a - การนำรูปภาพมาผสมรวมกับข้อมูลที่มีแต่ตัวอักษร โดจะทำงานอยู่ในภาวะกราฟิก พิมพ์ได้ทั้งตัวอักษรและรูปภาพ เราสามารถเลือกชุดแบบตัวอักษรได้หลายแบบอย่าง
a - การช่วยงานด้านการตรวจสอบรูปแบบหรือรูปแบบของประโยค ซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษา และวิเคราะห์ความน่าอ่านหรือความสละสลวยของเอกสาร วิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฎและข้อเท็จจริงทางภาษาศาสตร์ ซึ่งรูปแบบของประโยคที่โปรแกรมสามารถวิเคราะห์ได้ในปัจจุบัน จะยังอยู่ในวงจำกัดเฉพาะที่ใช้งานในวงการบริหารธุรกิจเท่านั้น
โปรแกรมตารางทำงาน
การวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของวิศวกร ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณ และสมการทางคณิตศาสตร์ มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษ โดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณ การคำนวณตามงานที่ออกแบบ หรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้น นับเป็นงานที่น่าเบื่อ และต้องใช้ความอดทนมากพอสมควร เพราะวิศวกรจะต้องทำการคำนวณใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำเล่าหลาย ๆ ครั้ง ตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบ หรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิต และทรัพย์สินด้วย การคำนวนต่าง ๆ ก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำ
ตัวอย่างการใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน
ซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงาน หรือกระดาษอิเลกทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับวิศวกรได้เป็นอย่างดี เพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานบนโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ ๆ ประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนแผ่นกระดาษอิเลกทรอนิกส์นี้จะเก็บข้อความเป็นตัวอักษร หรือตัวเลข หรือสูตรคำนวณ
a ภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่าง ๆ จัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้ว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯ ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงาน ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่าง ๆ บนกระดาษมาเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณ เพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่น ๆ ต่อไปได้อีก
a ข้อมูลในช่องต่าง ๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วยการสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายการเมนู ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใสถังขยะทิ้งไป แต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาใช้งานใหม่ภายหลัง
a ขีดความสามารถพิเศษของตารางการทำงานมีมากมาย เช่น สามารถแสดงรายงาน ต่าง ๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกรูปภาพ หรือการแสดงผลอื่น ๆ
โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล
โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลคือ
โปรแกรมสำหรับจัดเตรียมเอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการนำเสนอข้อมูล เช่น แผ่นใส
สไลด์ โปสเตอร์ เอกสารสำหรับผู้ฟัง หรือเอกสารสรุปสำหรับผู้พูด หากจะต้องเตรียมเอกสารเหล่านี้ด้วยมือทั้งหมด
ก็จะต้องเตรียมงานในปริมาณที่ค่อนข้างมาก และต้องทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีก
ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองเวลา ดังนั้น
การนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันจึงนิยมใช้โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลแทน
ซึ่งโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลไม่ค่อยมีการปรับเปลี่ยนมากนัก
มีเพียงการเพิ่มเติมส่วนการช่วยเหลือแนะนำ
เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
เพิ่มความสามารถในการนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม ที่มีทั้งข้อความ (Text) กราฟิก (Graphic)
เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เพิ่มความสามารถในการสร้างแฟ้มข้อมูลที่เป็นเอกสารเว็บ
เพื่อให้ทันสมัยในยุคอินเทอร์เน็ตอีกด้วย นอกจากนี้
ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ได้ เช่น
ความสามารถในการดึงข้อมูลจากโปรแกรมแผ่นตารางทำการ และโปรแกรมประมวลผลคำ
เข้ามาใช้งานร่วมกัน เป็นต้น
ขั้นตอนการทำสไลด์ประกอบการบรรยายโดยใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ ซึ่งเป็นโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลประเภทหนึ่ง
คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลคือ การเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย มีวัตถุดิบให้เลือกใช้มากมาย ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่าย และความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี
การเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย หมายถึง โปรแกรมได้จัดเตรียมรูปแบบสไลด์ ที่จะนำเสนอข้อมูล ให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ และตามความเหมาะสมของงาน โดยไม่จำเป็นต้องสร้างรูปแบบขึ้นมาเอง โปรแกรมบางโปรแกรมได้พัฒนาให้มีความสะดวกสำหรับผู้ใช้มือใหม่ ด้วยการเรียกใช้ส่วนช่วยเหลือแนะนำการสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ละขั้นตอนจนเสร็จ เพื่อให้ได้งานที่ถูกใจ นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังไม่จำเป็นต้องมีฝีมือทางศิลปะ และมีความเชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์เป็นพิเศษ ก็สามารถสร้างงานสำหรับนำเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สวยงาม และสะดุดตา เพราะโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลมีวัตถุดิบให้เลือกใช้มากมาย นอกจากข้อความ (Text) แล้วยังมีข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ เช่น แผนผัง ( Chart) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เป็นต้น โปรแกรมรุ่นใหม่ๆ ในปัจจุบันจึงได้เพิ่มแฟ้มข้อมูลของวัตถุดิบเหล่านี้ไว้มากมายให้เลือกใช้ได้ตามความพอใจ ดังนั้น งานนำเสนอข้อมูลแบบใหม่จึงเป็นการแสดงข้อมูลที่ผสมผสานข้อมูลรูปแบบต่างๆ เข้าด้วยกัน เรียกว่า การนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม (Multimedia) ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านั้นจึงจัดเป็นวัตถุดิบที่สำคัญสำหรับการสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้น่าสนใจและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ความสามารถในการจัดการกับสไลด์ได้ง่าย หมายถึง ความสามารถในการกำหนดรูปแบบหลัก หรือรายละเอียดอื่นๆ ของสไลด์ไว้เพียงครั้งเดียว เช่น สีของพื้นหลังสไลด์ สีของข้อความ รูปแบบตัวอักษร เป็นต้น จากนั้น จึงนำรูปแบบหลักนี้ไปใช้กับทุกสไลด์ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลนั้นให้กับหน้าหลักเพียงหน้าเดียว ถ้ามีการแก้ไขปรับแต่งในภายหลัง ก็สามารถทำได้ในหน้าหลักเพียงหน้าเดียวเช่นกัน โดยโปรแกรมจะแก้ไขให้เองอย่างอัตโนมัติในทุก ๆ หน้า การสร้างหน้าใหม่ การลบสไลด์บางหน้า หรือการสับเปลี่ยนลำดับการแสดงผล สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องสร้างไปเรียงไปทีละหน้าให้ถูกต้องตั้งแต่แรก
ความสามารถในการควบคุมการแสดงผลของข้อมูลได้ดี หมายถึง ความสามารถในการควบคุม การเปลี่ยนหน้าสไลด์แต่ละหน้า หรือการแสดงข้อความแต่ละบรรทัดแตกต่างกัน ตามความเหมาะสม เช่น ให้จอภาพของสไลด์หน้าที่แสดงเสร็จแล้ว ค่อยๆ เลื่อนออกไปทางด้านใดด้านหนึ่ง แล้วค่อยให้สไลด์หน้าต่อไปมาปรากฏแทน หรือในการกำหนดการแสดงข้อความ อาจกำหนดให้ข้อความค่อยๆ เลื่อนลงมาจากข้างบน หรือจากข้อความที่เลือนลาง แล้วค่อยๆ ปรากฏชัดขึ้นเรื่อยๆ เป็นต้น ความสามารถนี้ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีการเคลื่อนไหว จึงทำให้ไม่น่าเบื่อและน่าสนใจยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ ในการสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ผ่านมา บางโปรแกรมสามารถสร้างแฟ้มข้อมูลหนึ่งแฟ้มต่อสไลด์หนึ่งหน้า ดังนั้น การแสดงผลข้อมูลเพียงรูปแบบเดียวก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับโปรแกรมที่สามารถสร้างสไลด์ได้หลายหน้า โดยบันทึกไว้ในแฟ้มข้อมูลเพียงแฟ้มเดียว ก็จำเป็นจะต้องมีวิธีแสดงผลข้อมูลในหลายรูปแบบ การแสดงผลข้อมูลแต่ละรูปแบบนี้เรียกว่า มุมมองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับสไลด์ได้สะดวกยิ่งขึ้น
มุมมองที่แสดงให้เห็นสไลด์ทุกๆ หน้าพร้อมกัน เพื่อประโยชน์ในการจัดลำดับของสไลด์ที่จะนำเสนอได้อย่างชัดเจน
มุมมองต่างๆ สำหรับการแสดงผลข้อมูล เช่น มุมมองแบบเรียงลำดับหน้าสไลด์ คือ จะแสดงให้เห็นสไลด์ทุกๆ หน้าพร้อมกัน และเห็นลำดับการจัดเรียงหน้าสไลด์ได้ทันที ดังนั้น ถ้าต้องการสับเปลี่ยนลำดับการแสดงผลข้อมูลใหม่ ก็สามารถทำได้ทันทีในขณะที่อยู่ในมุมมองนี้ โดยเลือกสไลด์หน้าที่ต้องการเปลี่ยนตำแหน่ง แล้วดึงไปวางในตำแหน่งตามต้องการ หรือมุมมองแบบที่สามารถเขียนคำอธิบายสไลด์กำกับไว้ใต้สไลด์แต่ละหน้า เพื่อใช้เป็นเอกสารสำหรับผู้พูด หรือมุมมองแบบแสดงผลเต็มหน้าจอสำหรับสไลด์ทีละหน้าตามลำดับก่อนหลังที่ได้เรียงไว้ มุมมองแบบนี้จะเป็นมุมมองที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลจริง ๆ ดังนั้น ผู้ใช้สามารถตรวจสอบการแสดงผลข้อมูลจริงได้จากมุมมองนี้
